Verstehen
E-Mails, Nachrichten, fotografierte Schreiben, Termine: Der Assistent erfasst, worum es geht, zu welchem Mandat es gehört und wie dringend es ist. Auch aus einem schief fotografierten Beleg oder einer Sprachnachricht.
Für Steuerberatung & Anwaltskanzleien
Ihre Kanzlei hat genug zu tun.
Ihre Kanzlei hat genug zu tun.
Den Rest ordnet der Assistent.
Posteingang, Termine, Notizen und Dokumente laufen zusammen statt nebeneinander. Der Assistent liest mit, sortiert nach Mandat und Dringlichkeit, bereitet Antworten vor und legt Unterlagen dorthin, wo sie hingehören.
Bestellung direkt online – in wenigen Minuten eingerichtet. Sie möchten vorher reden? Erstgespräch vereinbaren, unverbindlich und kostenlos.
Server in Europa
Sie geben jede Anbindung einzeln frei
DSGVO-konformer Betrieb
Das Problem
Die Arbeit ist nicht das Problem. Das Drumherum ist es.
Fachliche Arbeit braucht Konzentration. Was sie zerlegt, sind die vielen kleinen Unterbrechungen: der Posteingang, die Rückfrage zwischendurch, das Dokument, das niemand findet, die Notiz, die noch getippt werden muss.
Genau da setzt der Assistent an – nicht bei der fachlichen Beurteilung, sondern bei allem, was ihr im Weg steht.
- Der Posteingang läuft schneller voll, als er sich abarbeiten lässt – und das Wichtige liegt zwischen dem Unwichtigen.
- Mandanten schicken Belege per WhatsApp, per Mail, als Foto, als Scan – jede Datei muss einzeln zugeordnet werden.
- Unterlagen liegen in vier Ablagen, und niemand weiß auswendig, in welcher.
- Standardschreiben und Terminbestätigungen kosten jeden Tag Zeit, die niemand abrechnen kann.
- Rückfragen unterbrechen genau die Arbeit, die am meisten Konzentration bräuchte.
- Fachkräfte fehlen – die vorhandenen sollten nicht mit Sortieren beschäftigt sein.
So arbeitet der Assistent
Verstehen. Ordnen. Erledigen.
Drei Schritte, die zusammengehören. Nichts davon passiert, ohne dass Sie es vorher freigegeben haben.
Ordnen
Alles wird zusammengeführt: nach Mandat sortiert, nach Dringlichkeit gewichtet, im richtigen Ordner abgelegt, im Kalender vermerkt. Statt 50 Einzelmeldungen bekommen Sie einen Überblick.
Erledigen
Antwortentwürfe schreiben, Termine eintragen, Dokumente ablegen, Erinnerungen setzen, Rückfragen an Mandanten vorbereiten. Sie prüfen und geben frei – der letzte Schritt bleibt immer bei Ihnen.
Konkret
Was der Assistent in Ihrer Kanzlei übernimmt
Keine Schlagworte, sondern Aufgaben aus dem Alltag. Wählen Sie Ihren Bereich.
- Belege aus dem Mandantenchat aufnehmenMandanten fotografieren Rechnungen und schicken sie per WhatsApp oder Telegram. Der Assistent liest Datum, Betrag und Aussteller aus, ordnet den Beleg dem Mandat zu und legt ihn in der vereinbarten Ablage ab – zur fachlichen Prüfung markiert.
- Fehlende Unterlagen nachfassenSie legen fest, welche Unterlagen zu einem Mandat gehören. Der Assistent erkennt Lücken und bereitet die Nachfrage an den Mandanten vor – freundlich formuliert, im Ton Ihrer Kanzlei, zur Freigabe.
- Posteingang nach Mandat und Dringlichkeit sortierenSchreiben von Finanzämtern, Rückfragen, Terminanfragen, Werbung: Der Assistent trennt, was heute Ihre Aufmerksamkeit braucht, von dem, was warten kann.
- Termine und Erinnerungen im Blick behaltenAbgabetermine, Mandantengespräche, Rückrufe: Der Assistent trägt sie in Ihren Kalender ein und erinnert rechtzeitig – zusätzlich zu Ihrer eigenen Fristenkontrolle, nicht an deren Stelle.
- Wiederkehrende Korrespondenz vorbereitenEingangsbestätigungen, Terminbestätigungen, Statusmeldungen an Mandanten: Der Assistent schreibt den Entwurf, Sie lesen ihn und schicken ihn ab.
- Unterlagen wiederfinden„Wo liegt der Jahresabschluss 2024 von Mandat Weber?" – gefragt in normaler Sprache, beantwortet mit dem Link zur Datei.
- Posteingang nach Akte zuordnenEingehende Schreiben und Mails werden dem richtigen Vorgang zugeordnet, nach Dringlichkeit gewichtet und mit einer kurzen Zusammenfassung versehen – Sie sehen auf einen Blick, was drinsteht.
- Umfangreiche Dokumente zusammenfassenEin 40-seitiger Schriftsatz, ein Vertragswerk, eine Akte: Der Assistent erstellt eine strukturierte Zusammenfassung mit Verweis auf die Fundstellen – als Einstieg in Ihre eigene Prüfung.
- Termine und Wiedervorlagen führenGerichtstermine, Wiedervorlagen, Rückrufe landen im Kalender, mit Vorlauf-Erinnerung. Ergänzend zu Ihrem Fristenkalender – die anwaltliche Fristenkontrolle bleibt unberührt bei Ihnen.
- Mandantenkommunikation vorbereitenSachstandsmitteilungen, Terminbestätigungen, Aufforderungen zur Unterlagenübersendung: Entwurf vom Assistenten, Freigabe von Ihnen.
- Notizen von unterwegs aufnehmenNach dem Termin ins Telefon gesprochen – der Assistent macht daraus eine strukturierte Notiz, ordnet sie der Akte zu und legt offene Punkte als Aufgaben an.
- Erstanfragen strukturiert aufnehmenNeue Anfragen über Ihre Website oder per Mail werden vollständig erfasst, auf Plausibilität geprüft und aufbereitet, damit die Erstsichtung schneller geht.
- Der tägliche ÜberblickNachrichten, E-Mails und Termine aus allen angebundenen Kanälen in einer Zusammenfassung – zu der Uhrzeit, die Sie festlegen. Statt fünf Postfächer einzeln durchzugehen.
- Ablage, die sich selbst pflegtJedes Dokument landet nach Ihren Regeln im richtigen Ordner – in Nextcloud oder Google Drive. Ohne dass jemand es manuell verschiebt.
- Recherche im HintergrundDer Assistent recherchiert im Web, sammelt Quellen und fasst zusammen – mit Quellenangabe, damit Sie prüfen können, worauf sich das stützt.
- Abläufe automatisierenWiederkehrende Ketten – neue Anfrage, Bestätigung, Ordner anlegen, Termin setzen, Erinnerung – laufen als hinterlegter Workflow. Einmal eingerichtet, danach von selbst.
- Der Assistent ist da, wo Sie gerade sindAm Schreibtisch im Browser, unterwegs in Telegram oder WhatsApp, per E-Mail. Gesprochen oder getippt – dieselbe Sache, derselbe Stand.
- Entlastung fürs SekretariatSortieren, Ablegen, Standardantworten, Terminabstimmung: Der Teil der Arbeit, der viel Zeit frisst und wenig Fachwissen braucht, wird vorbereitet.
Ein Tag in der Kanzlei
So fühlt sich das im Alltag an
Ein Beispieltag aus einer Kanzlei mit fünf Mitarbeitenden. Alles, was hier passiert, setzt voraus, dass Sie die jeweilige Anbindung vorher freigegeben haben.
Für Ihre Kanzlei durchsprechen ↗
7:45 Uhr
Der Überblick kommt, bevor Sie da sind
Eine Nachricht: was über Nacht kam, was heute ansteht, was Ihre Aufmerksamkeit braucht. Sie wissen Bescheid, bevor Sie den Rechner hochfahren.
9:20 Uhr
Ein Mandant schickt Belege per WhatsApp
Sieben Fotos. Der Assistent liest sie aus, ordnet sie dem Mandat zu, legt sie ab und meldet: „Beleg 4 ist unscharf – Nachforderung vorbereitet?"
11:05 Uhr
Post vom Finanzamt
Eingescannt, gelesen, zusammengefasst, dem Mandat zugeordnet. Die genannte Frist wird als Termin vorgeschlagen – die Fristenkontrolle selbst bleibt bei Ihnen.
14:30 Uhr
Nach dem Mandantentermin, im Auto
Sie sprechen zwei Minuten in Ihr Telefon. Daraus wird eine strukturierte Notiz mit drei Aufgaben, die schon dem richtigen Vorgang zugeordnet sind.
16:50 Uhr
Sechs Antworten liegen bereit
Standardkorrespondenz, im Ton Ihrer Kanzlei vorformuliert. Sie lesen, korrigieren an zwei Stellen, geben frei. Zwölf Minuten statt einer Stunde.
18:00 Uhr
Feierabend mit sauberem Stand
Nichts liegt unsortiert herum, nichts wurde übersehen. Was morgen ansteht, steht schon fest.
Anbindungen
Was sich heute verbinden lässt
Diese Anbindungen sind im Betrieb verfügbar. Jede einzelne geben Sie aktiv frei – nichts wird ohne Ihr Zutun angebunden.
E-Mail (IMAP)Postfächer mitlesen & sortieren
E-Mail-Versand (SMTP)Antworten nach Freigabe senden
TelegramAssistent für unterwegs
WhatsAppVerknüpfung per QR-Code
Google KalenderTermine lesen & eintragen
Google DriveDokumente ablegen & finden
NextcloudDateien, Kalender, Kontakte
Web-ChatZugang direkt im Browser
Web-RechercheSuche mit Quellenangabe
Dokument- & BildanalyseFotos und Scans auslesen
SpracheingabeDiktat statt tippen
Workflow-Automation (n8n)Abläufe verketten
Ihre Fachsoftware ist nicht dabei? Sprechen Sie uns an – im Erstgespräch klären wir ehrlich, ob und wie sich eine Anbindung umsetzen lässt.
Klartext
Was der Assistent tut – und was ausdrücklich nicht
In Ihrem Beruf hängt an falschen Versprechen echte Haftung. Deshalb sagen wir klar, wo die Grenze verläuft: Der Assistent ist ein Werkzeug für die interne Organisation Ihrer Kanzlei. Die fachliche Verantwortung bleibt vollständig bei den Berufsträgern.
Das übernimmt er
- Eingänge sortieren, zuordnen, zusammenfassen und priorisieren
- Dokumente ablegen, verschlagworten und wiederfinden
- Entwürfe für wiederkehrende Korrespondenz schreiben
- Termine eintragen und rechtzeitig daran erinnern
- Notizen, Diktate und Fotos in verwertbare Form bringen
- Recherchieren und Fundstellen sauber benennen
- Wiederkehrende Abläufe als Workflow automatisieren
Das übernimmt er nicht
- Keine Rechts- oder Steuerberatung. Er beurteilt keine Sachverhalte und berät Ihre Mandanten nicht – das bleibt Ihnen vorbehalten.
- Keine Fristenkontrolle. Er erinnert zusätzlich, ersetzt aber weder Fristenkalender noch die berufsrechtlich vorgeschriebene Kontrolle.
- Nichts geht ungeprüft raus. Ausgehende Korrespondenz ist immer ein Entwurf, den ein Mensch freigibt.
- Keine Anbindung an DATEV, beA oder beSt. Diese Systeme sind derzeit nicht angebunden – wir behaupten nichts anderes.
- Er kann sich irren. Zusammenfassungen und Zuordnungen sind Vorschläge und gehören gegengelesen.
Vertraulichkeit
Mandantendaten sind kein Nebenthema
Sie unterliegen der beruflichen Verschwiegenheit. Deshalb ist der Assistent so gebaut, dass Sie in jedem Schritt bestimmen, was er sehen und tun darf.
Betrieb in Europa
Der Assistent läuft auf unserer Infrastruktur in Europa – nicht auf einem Consumer-Konto irgendwo.
Freigabe je Anbindung
Jedes Postfach, jeder Kalender, jede Ablage wird einzeln verbunden – und lässt sich einzeln wieder trennen.
Eigene Umgebung
Ihre Kanzlei bekommt eine getrennte Arbeitsumgebung. Keine gemeinsame Ablage mit anderen Mandanten unseres Hauses.
Mensch am Ende
Der Assistent schlägt vor und bereitet vor. Was nach außen geht, gibt ein Mensch frei.
Wichtiger Hinweis für Berufsgeheimnisträger: Der Einsatz externer
Dienstleister durch Steuerberater und Rechtsanwälte ist berufs- und datenschutzrechtlich
geregelt – unter anderem durch § 203 StGB, § 62a StBerG, § 43e BRAO sowie Art. 28 DSGVO.
Welche vertraglichen Grundlagen für Ihre Kanzlei erforderlich sind und in welchem Umfang
ein Einsatz für Sie in Frage kommt, klären wir im Erstgespräch konkret und schriftlich.
Wir stellen diese Voraussetzungen hier bewusst nicht pauschal als erfüllt dar.
Der Weg dahin
In vier Schritten einsatzbereit
Kein Großprojekt. Wir fangen mit dem an, was am meisten drückt.
Erstgespräch
30 Minuten, unverbindlich. Wir schauen uns Ihren Alltag an und benennen, was sich lohnt – und was nicht.
Einrichtung
Wir richten die Umgebung ein und verbinden die Systeme, die Sie freigeben. Sie müssen nichts installieren.
Einarbeitung
Der Assistent lernt Ihre Ablagestruktur, Ihre Formulierungen und Ihre Regeln kennen. Sie korrigieren, er passt sich an.
Laufender Betrieb
Er arbeitet mit. Neue Aufgaben kommen dazu, wenn Sie es wollen – wir bleiben ansprechbar.
Pakete
Meist gewählt
Preise, die zur Kanzleigröße passen
Alle Pakete enthalten den vollen Funktionsumfang. Der Unterschied liegt im enthaltenen Arbeitsvolumen – gemessen in Credits.
Hub Lite Agent
Für Einzelkanzleien, die klein anfangen wollen
–/ Monat
- Ein Assistent für eine Person
- Posteingang, Termine, Ablage
- Telegram, WhatsApp, Web-Chat
- Täglicher Überblick
Hub Starter
Für kleine Kanzleien mit Sekretariat
–/ Monat
- Alles aus Lite Agent
- Mehrere Postfächer & Kalender
- Dokumentablage mit eigenen Regeln
- Erste automatisierte Abläufe
Hub Business
Für Kanzleien mit mehreren Berufsträgern
–/ Monat
- Alles aus Starter
- Deutlich höheres Arbeitsvolumen
- Mehrere Arbeitsbereiche im Team
- Komplexere Workflows
Hub Pro
Für größere Einheiten mit hohem Aufkommen
–/ Monat
- Alles aus Business
- Sehr hohes Arbeitsvolumen
- Individuelle Anbindungen
- Persönliche Betreuung
Alle Preise zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer. Je nach Paket kann eine einmalige Einrichtungsgebühr anfallen – die genaue Summe nennen wir Ihnen im Erstgespräch, bevor irgendetwas beauftragt wird. Größerer Bedarf? Dann sprechen wir über eine individuelle Lösung.
Häufige Fragen
Was Kanzleien uns zuerst fragen
Darf ich als Berufsgeheimnisträger überhaupt einen KI-Assistenten einsetzen?
Grundsätzlich ja – der Einsatz externer Dienstleister ist für Steuerberater und Rechtsanwälte ausdrücklich vorgesehen, aber an Voraussetzungen geknüpft (u. a. § 62a StBerG, § 43e BRAO, § 203 Abs. 3 StGB, Art. 28 DSGVO). Welche vertraglichen Grundlagen in Ihrem Fall nötig sind und in welchem Umfang ein Einsatz sinnvoll ist, klären wir im Erstgespräch konkret. Wir sagen Ihnen auch, wenn wir zu Zurückhaltung raten.
Ersetzt der Assistent meine Fristenkontrolle?
Nein, ausdrücklich nicht. Er kann Termine eintragen und rechtzeitig erinnern und ist damit eine zusätzliche Sicherung. Die berufsrechtlich vorgeschriebene Fristenkontrolle bleibt vollständig in Ihrer Verantwortung und muss unabhängig davon geführt werden.
Verschickt der Assistent selbstständig Nachrichten an Mandanten?
Nur, wenn Sie das für einen bestimmten Fall ausdrücklich einrichten. Standardmäßig erstellt er Entwürfe, die ein Mensch liest und freigibt. Sie legen fest, wo diese Grenze verläuft – und können sie jederzeit verschieben.
Lässt sich DATEV, beA oder unsere Kanzleisoftware anbinden?
Aktuell nicht – DATEV, beA und beSt sind nicht angebunden, und wir behaupten das auch nicht. Verfügbar sind E-Mail (IMAP/SMTP), Google Kalender und Drive, Nextcloud, Telegram, WhatsApp sowie Workflow-Automation über n8n. Ob sich Ihre Fachsoftware über eine Schnittstelle anbinden lässt, prüfen wir im Erstgespräch – ergebnisoffen.
Was passiert mit unseren Daten?
Der Assistent läuft auf unserer Infrastruktur in Europa, Ihre Kanzlei erhält eine getrennte Arbeitsumgebung. Er greift ausschließlich auf die Systeme zu, die Sie aktiv verbunden haben – jede Verbindung lässt sich einzeln wieder trennen. Die datenschutzrechtlichen Einzelheiten regeln wir schriftlich, bevor produktiv gearbeitet wird.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Die Grundeinrichtung ist meist innerhalb weniger Werktage erledigt. Die Einarbeitung auf Ihre Ablagestruktur und Ihren Schreibstil braucht danach typischerweise ein bis zwei Wochen im laufenden Betrieb – Sie korrigieren, der Assistent passt sich an.
Was sind Credits?
Credits bilden das Arbeitsvolumen ab: Jede Aufgabe – eine Mail zusammenfassen, einen Beleg auslesen, einen Entwurf schreiben – verbraucht einen kleinen Anteil. Jedes Paket enthält ein monatliches Kontingent. Sie sehen den Verbrauch jederzeit im Kundenbereich und können bei Bedarf aufstocken.
Was, wenn es für uns doch nicht passt?
Dann sagen wir Ihnen das idealerweise schon im Erstgespräch, statt Ihnen etwas zu verkaufen. Die Pakete laufen als Abonnement mit den in unseren AGB genannten Laufzeiten – die konkreten Bedingungen für Ihr Paket nennen wir Ihnen vor Vertragsschluss.
Bestellung
Assistent jetzt bestellen
Drei Schritte, wenige Minuten. Sie erhalten direkt im Anschluss Ihre Kundennummer und Rechnung – die Einrichtung startet, sobald die Zahlung eingegangen ist.
Vielen Dank – Ihre Bestellung ist eingegangen.
Wir haben Ihr Kundenkonto angelegt. Die Rechnung finden Sie in Ihrem Kundenbereich; eine Bestätigung ist zusätzlich per E-Mail unterwegs.
Sobald die Zahlung eingegangen ist, richten wir Ihren Assistenten ein und melden uns mit den Zugangsdaten sowie den nächsten Schritten für die Anbindung Ihrer Systeme.
Zum Kundenbereich ↗
Lieber erst reden?
Erstgespräch statt Bestellung
Sie möchten nicht direkt bestellen, sondern erst klären, ob und wie das für Ihre Kanzlei passt? Rund 30 Minuten, unverbindlich und ohne Verkaufsdruck. Wir hören zu, wo es bei Ihnen hakt, und sagen Ihnen ehrlich, was der Assistent dort leisten kann.
- Wir schauen uns Ihren tatsächlichen Ablauf an, nicht ein Idealbild
- Sie erfahren konkret, welche Aufgaben sich abgeben lassen
- Wir benennen offen, was heute nicht geht
- Wenn es nicht passt, sagen wir das – und Sie haben 30 Minuten investiert